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河北师范大学档案管理办法

第一章? ??

第一条? 为加强学校档案工作,充分发挥档案在学校发展中的作用,更好地为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律法规,结合学校实际,制订本办法。

第二条? 学校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条? 档案工作是学校重要的基础性工作,是加强学校内涵建设的重要内容。档案工作要纳入学校发展规划和工作计划,纳入学校管理制度,纳入相关人员的职责,纳入领导议事日程和目标责任制,在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条? 学校档案实行集中统一管理,在管理过程中,要确保档案的完整、准确、系统与安全,便于开发利用。

第五条? 全校教职工有保护档案和利用开放档案的权利和义务。

第六条? 学校档案工作要实行科学管理,逐步采用现代技术,与学校的信息化建设同步发展,积极开发档案信息资源,为满足学校和社会的需要提供优质服务。

第二章? 体制与机构设置

第七条? 学校档案工作在校党委领导下,由校长主管。

第八条? 学校设立档案馆,在校长和上级主管部门的领导下,对全校档案工作实行统一管理,并发挥监督和指导作用。经济相对独立的单位(如:职业技术学院、民族学院、汇华学院、附中、实验中学),可申请设立档案分室。由档案馆初审后报送学校审批。档案分室的管理行政上受本单位领导,业务上由学校档案馆指导、监督和检查。档案分室的具体管理要符合学校档案管理的要求,达不到要求的,学校将及时收回由档案馆直接管理。

第九条? 学校各部门、各单位,各研究所、科研课题组、重大活动组织部门均为归档文件整理单位。

第十条? 建立档案管理工作网络。学校档案工作在校长的领导下,由档案馆与各处级管理机构和单位形成统一的档案管理工作网络。各处级机构和单位的档案工作,有一位处级领导分管,一位专兼职人员具体负责,档案管理人员要相对稳定。归档单位要自觉接受学校档案馆的业务指导、监督和检查。

 第十一条档案馆负责对归档单位的档案管理人员进行业务培训,及时更新档案管理队伍的业务知识,不断提高业务能力。

第三章? 档案工作的性质、任务

第十二条? 学校档案工作是指通过收集、整理、保管、利用、编研学校档案,为学校教学、科研、管理和社会有关方面提供服务的工作,档案工作具有较强的政策性、管理性、学术性、服务性。

第十三条? 档案馆是学校档案管理的职能部门,负责学校档案的保管与利用。

第十四条? 档案馆的基本任务。

(一)贯彻执行国家关于档案工作的政策、法规,规划全校档案工作;

(二)制定(修订)学校档案工作规章制度,监督、指导、检查规章制度的执行情况;

(三)负责学校各类档案及有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定和保管工作;

(四)负责开展档案的开发和利用工作;

(五)积极推动档案信息化建设,不断提升档案管理和利用水平;

(六)参加档案工作协作、学术研究和交流活动;

(七)开展专(兼)职档案工作人员业务培训,组织档案工作评优活动;

(八)开展档案宣传和利用档案进行的教育活动;

(九)负责档案的保密与安全;

(十)完成学校领导交办的其他任务。

第十五条? 各归档文件整理单位的任务。

(一)认真执行档案管理的法律、法规和学校档案工作的规章制度;

(二)负责本单位文件材料的保管、整理、组卷、归档移交。归档单位要保证归档材料的原始性、完整性、准确性和系统性,按规定和要求及时向档案馆移交;

(三)主动接受学校及上级档案部门的业务指导和督促检查;

(四)积极参加业务学习,不断提高工作能力和效率;

(五)注意保密,确保归档文件材料的安全。

第四章? 档案工作人员

第十六条? 学校各级档案机构和各归档文件整理单位应配备政治可靠、具有本科以上学历和一定业务能力、年龄结构合理、数量足够的档案工作人员。

第十七条? 各级档案机构的专职档案工作人员和各归档文件整理单位配备的专(兼)职档案工作人员,在一定时期内应保持相对稳定。

第十八条? 档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的政策,严格遵守学校档案工作制度,热爱档案工作,忠于职守,勇于奉献,严谨细致,踏实肯干,认真负责,严守机密,热情为学校发展和档案利用者服务。

第十九条? 档案工作人员要认真学习档案业务知识、现代化管理知识及其他相关知识,刻苦钻研业务,以保证工作的顺利进行。

第二十条? 档案工作人员属专业技术人员,按规定实行专业技术职务聘任制,各级领导要加强对档案工作人员的教育和培养。

第二十一条? 档案工作人员调离时,要严格履行档案交接手续,交接手续完备方可离岗。

第五章? 经费、馆舍、设备

第二十二条? 学校档案工作所需经费应单独立项,列入学校预算,统筹解决。

第二十? 学校为档案室提供专用的符合档案管理要求的档案库房及办公、阅览用房,做到办公、阅览、库房三分开。库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第二十? 学校根据工作需要,有计划地为档案室添置必要的存储和利用设备,逐步实现档案管理的现代化。

第六章? 档案的收集与归档

?????? 二十五条? 学校实行由各归档单位立卷归档制度。

第二十六条? 学校档案收集的范围是《高等学校档案管理办法》规定的党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会十一大类文件材料(包括相应必要的电子文件);反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料和实物;国内外与学校有关的各种具有保存价值的材料(可按征集、代管、捐赠方式处理)学校合并组建前各校的档案;以及上级决定由档案馆保管的撤销单位的档案

第二十七条? 各归档文件整理单位必须按照国家有关规定,依据学校档案工作规章制度的相关条例,对应当归档的各类文件材料、物品进行积累、整理组卷,按要求及时向档案馆移交,任何部门或个人不得以任何理由不予移交,更不得据为已有。

第二十八条? 学校相关部门对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时,必须通知档案馆的工作人员参加,学校特别重大的活动必须有档案馆的工作人员参加,以便对应归档的文件材料进行审查验收,签署验收意见。没有完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收。

第二十九条 各单位所属的研究所档案材料的归档,由本单位主管档案工作的领导检查签字后,由研究所向档案馆移交;科研档案由课题组组卷,科技处统一收缴、整理,主管领导签字后,整体向档案馆移交。

第三十条? 归档的文件材料应符合学校《归档文件材料书写规定》要求,严格履行交接手续。经档案工作人员验收后,方能办理交接。

第七章? 档案的管理与利用

第三十一条? 学校档案馆应根据国家有关规定,编制学校档案分类方案、各类档案归档范围和保管期限表,对各类档案进行科学分类、编号组卷,编制多种形式的检索工具,提高利用效果。

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第三十二条? 参照有关规定,学校档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。永久为无限期保存;长期为1650年;短期为115年。

第三十三条? 对保存期满的档案,档案馆应组织有关部门认真做好档案鉴定工作,凡需要销毁的档案,经鉴定后,必须登记造册,报校长审批。任何组织和个人不得擅自销毁档案。

第三十四条? 档案馆应确定专人做好档案的统计工作,及时掌握档案的收集、整理、利用、销毁等各种情况数据,按时报送各种报表,并定期进行综合或专项统计分析。

第三十五条? 涉及学校机密和专利的档案,档案馆应做好安全保密工作,任何人不得随意对外开放。利用者要查阅、摘录、复制尚未开放的档案,须经有关部门同意,并经档案馆馆长批准后,按规定办理相关手续。

第三十六条? 利用学校档案,均应按学校档案利用管理的有关规定办理利用手续,支付利用费用。

第三十七条? 档案信息化建设工作应纳入信息化校园建设计划,以更充分地发挥档案信息资源的作用。

第三十八条? 档案馆应认真组织学术理论研究,参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动,交流管理经验和档案信息,实现资源共享。

第八章? 奖励与处罚

第三十九条 高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励。

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显着成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显着成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第四十条 有下列行为之一的,高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案内容的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第九章? 附则

第四十一条? 本细则由学校档案馆负责解释。

第四十二条? 本细则从公布之日起执行。

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